VINCIO ET CIE

Vous avez compris pourquoi créer un site internet pour votre entreprise, mais vous devez maintenant vous attarder au cahier des charges. Le cahier des charges d'un site Internet définit les spécifications du service à réaliser. Ce document conçu par l'entreprise permet ensuite de sélectionner un prestataire (une web agency) puis d'organiser la relation avec ce dernier (le cahier des charges sert alors de référentiel contractuel).

• Sécuriser son projet
• Pourquoi privilégier une rédaction en interne ?
• Qui doit réaliser le cahier dans l'entreprise ?
• Comment rédiger son cahier des charges ?
• Le contenu du cahier des charges

Sécuriser son projet

Bien que n'étant pas un document juridique, le cahier des charges possède toutefois une valeur juridique en cas de conflit avec le prestataire. Selon la jurisprudence, l'absence de ce cahier empêche de déterminer les responsabilités de chacune des deux parties.

Document contractuel, le cahier des charges aide à remplir l'obligation générale d'information du vendeur ou du prestataire envers son client (code de la consommation, Livre Ier, titre Ier, chapitre Ier). Le cahier pourra ensuite être annexé au contrat juridique liant le client et le prestataire.

Consulter l'article du code de la consommation

Pourquoi privilégier une rédaction en interne ?

• Pour que le projet de site soit le vrai reflet de l'entreprise
• Pour éviter la confusion des genres (ce n'est pas au prestataire d'établir ses obligations)

L'entreprise peut externaliser la rédaction du cahier si elle s'adresse à un rédacteur spécialisé, travaillant généralement sous la forme de l'entreprise individuelle. Avantage : bénéficier de l'aide et des conseils d'un spécialiste indépendant des prestataires.

Qui doit réaliser le cahier dans l'entreprise ?

• Un chef de projet prend la direction du cahier des charges
• Il travaille en liaison avec les différents services concernés

Avant de le remettre au prestataire, il convient de faire valider le cahier auprès du juriste de l'entreprise ou d'un avocat.

Comment rédiger son cahier des charges ?

- La qualité du cahier des charges influence directement la réponse du prestataire. Un cahier peu détaillé ne favorise pas une offre complète. A l'inverse, un cahier trop précis risque de limiter la force de conseil du prestataire.
- Il n'est pas nécessaire d'être un expert du Web pour rédiger un cahier des charges, on peut parfaitement utiliser ses propres mots. Ce qui compte pour le client, c'est de savoir ce qu'il veut.
- Dans la forme, le cahier des charges d'une entreprise doit compter au moins une quinzaine de pages et ne pas excéder 20 ou 25 pages.

Cahier des charges de site web à compléter en ligne

Le contenu du cahier des charges

Dans son ensemble, le cahier doit présenter l'entreprise, son mode de communication sur Internet (site plaquette, événementiel, e-commerce, etc.), ses souhaits en termes de contenus et de fonctionnalités sur le site, ainsi qu'un planning de réalisation (par exemple lié au lancement d'une gamme, d'un produit, d'une campagne publicitaire, etc.)

Les éléments préalables :

• Le budget

Il est lié à la complexité du site voulu et peut être exprimé avec une fourchette de prix.

• Les délais

Prévoir des délais de livraison intermédiaires pour surveiller l'avancement du site.

• Les livrables

Tout ce que le prestataire est appelé à remettre au client pendant et après la conception du site (engagement sur les délais, arborescence détaillée, fichiers informatiques source, codes FTP, déclarations officielles type CNIL, etc.)

• La propriété intellectuelle

Elle conditionne la relation future entre le client et le prestataire. Si elle appartient au prestataire, le client profite seulement d'une licence d'utilisation (inconvénient : le client perd tout s'il change de prestataire en route).

Les éléments essentiels :

• L'objectif du site

Informer le public ou les partenaires commerciaux, faire connaître l'entreprise, vendre ses produits en ligne, etc.

• Les contenus

Les documents fournis par le client (photos, images, données, etc.). Préciser également le nombre de pages estimé pour le site.

• L'arborescence

L'architecture du site voulu par le client, présentée sous forme schématique en citant les rubriques et menus principaux, ainsi que les liens qui les relient.

• Charte graphique/éditoriale

Tonalité éditoriale et graphique du site.

• Le nom de domaine

Le type de nom de domaine voulu (.fr, .com, .net, etc.) à faire acheter par le prestataire ou à transférer si le client le possède déjà.

Les éléments techniques :

• Les langages utilisés

Le client mentionne ses souhaits particuliers en la matière et/ou exige l'emploi de langages standards, afin d'éviter d'éventuels coûts ultérieurs de migration technique.

• La gestion du contenu

Elle concerne la mise à jour du site quand il est opérationnel (accès FTP, module d'administration en ligne, etc.). Par souci d'économies, l'entreprise devra pouvoir réaliser ses mises à jour. Autrement elle devra employer un webmaster.

• Hébergement

Il peut être externalisé ou assuré par le prestataire. Dans ce cas le client exigera le détail de l'infrastructure d'hébergement.

Important à savoir :
Après réception du cahier des charges, le prestataire doit fournir un cahier des spécifications. C'est un document confirmant ou déclinant la faisabilité du projet. Il doit intervenir avant l'offre commerciale.